לפני שנתיים, מערך המתנדבים של הלם קלאב היה קבוצת ווטסאפ. מספרים מצומצמים מאוד, הגדרת תפקיד מופשטת מאוד, ולכן גם ניהול מאתגר מאוד. היום זה ארגון עם מעל 70 מתנדבים שמתנדבים בצורה קבועה ותדירה, עם הגדרות תפקיד ברורות ותהליך גיוס שלם.
איך הגענו לשם? הלכנו לפי כל מסע המתנדב, משלב האיתור והגיוס, דרך ההכשרה. בנינו הכשרה, כתבנו ספר נהלים, ובנינו עץ ארגוני, כולל מנהלים שהוכשרו לתפקיד. הקפדנו על התאמה לתפקיד ומי שלא התאים לתפקיד שרצה - לרוב היה מתאים לתפקיד אחר, מכאן שגם הגדלנו את אפשרויות ההתנדבות עצמן.
ואז בנינו מערך שימור. אירועי כיף, אירועי הכשרה, סמינרים וסדנאות. בגלל שהלם קלאב עוסקת בפוסט-טראומה והפעילות עצמה יכולה להיות מאתגרת רגשית למתנדבים שהם בעצמם פוסט-טראומטיים - הפעלנו גם מערך סופרוויז'ן רגשי בהתנדבות, כחלק אינטגרלי ממערך המתנדבים מתוך ההבנה שהשימור הרגשי קריטי כמו השימור החברתי.
ארגון מתנדבים הוא ארגון לכל דבר. כדי שיהיה יציב נדרש בתהליך מסודר, רגיש ומוקפד.